Mötesforum passar i princip för alla som ser nyttan i att bygga relationer med nyckelpersoner i näringslivet. Företag i de flesta branscher på B2B-marknaden har deltagit och haft nytta av Mötesforum. Ta kontakt med oss på telefon 031-313 11 39 om du fortfarande är osäker på om Mötesforum är något för dig och ditt företag. Självklart helt utan förpliktigande.

För företag inom bygg-, anläggnings- och fastighetsbranschen har vi ett eget Mötesforum Bygg och anläggning. www.baforum.se

Steg 1. Anmälan. Vid anmälan fyller antingen du eller din kontaktperson hos oss i ett anmälningsformulär på hemsidan. När detta är inskickat får du en officiell bekräftelse från arrangemangsavdelningen senast följande arbetsdag.

Steg 2. Deltagarinformation. I anmälningsbekräftelsen får du inloggningsinformation för Din sida på www.mforum.no. Du måste nu logga in och fylla i kortfattad information om ditt företag. Denna information är tillgänglig för övriga deltagande företag.

Steg 3. Önskelista. Önskelistan läggs ut på Din sida tre–fyra veckor före arrangemanget. Vi sänder då ett e-postmeddelande till alla anmälda med information om att önskelistan ska fyllas i. Här väljer du vilka företag som du vill möta under arrangemanget.

Steg 4. Mötesplan. En vecka före arrangemanget får du din mötesplan med en översikt över vilka företag du ska träffa. Det ger dig gott om tid för att förbereda dagen.

Av praktiska orsaker finns ingen ström i mötesrummen. Om du behöver ladda en laptop, surfplatta eller mobil kan vi hjälpa dig med detta. En bra dialog och ett enkelt presentationsmaterial är i regel de bästa verktygen på Mötesforum. Kom också ihåg att alla byter mötesrum flera gånger under dagen.

Ingen behöver oroa sig för att vara hungrig på ett Mötesforum. När affärer ska göras och så många möten hållas behöver man extra energi. Därför serverar vi alltid en lättare frukost på morgonen och en lunch bestående av antingen kallskuret eller en buffé. Under hela dagen finns det också tillgång till frukt och kaffe och på eftermiddagen är det självklart fika.

Det är mycket viktigt att alla företag är på plats under hela mötesdagen. Kundmöten på Mötesforum är lika viktiga och förpliktigande som andra bokade kundmöten, och det kan ge potentiella nya kunder ett dåligt intryck om man uteblir. Vi har självklart förståelse för förhinder som man inte råder över, till exempel plötslig sjukdom, men vi värdesätter om man i sådana fall i stället kan sända en kollega som ersättare. Kom ihåg att informera ställföreträdare ordentligt om vilka möten som ska hållas så att vederbörande kan förbereda sig på bästa sätt.

Om du mot förmodan inte kan komma så värdesätter vi att du kontaktar oss så fort som möjligt. Vi ger besked till de som ni skulle ha träffat och gör vårt bästa för att hitta ersättningsmöten. Efteråt förväntas du ta kontakt med alla de som du skulle ha haft ett möte med. Deltagaravgiften måste betalas även om du inte kommer.

Alla våra arrangemangsplatser erbjuder deltagarna fritt wifi.

Du får lösenordet via expeditionen

Om du efter arrangemanget ångrar att du deltagit så får du tillbaka hela deltagaravgiften. Så säkra är vi på att du blir nöjd. För att utnyttja kvalitetsgarantin måste du uppfylla villkoren för deltagande, företaget måste delta i alla bokade möten och en beslutsfattare måste vara på plats. Kravet ska sändas skriftligt inom en vecka efter deltagande i arrangemanget.

Det finns ingen anledning att ta med rollups till Mötesforum. Vi ställer ut några bord i närheten av mingelområdet där du kan lägga broschyrer om du så vill.

Firmaboken är en god översikt över många nyttiga leverantörer och potentiella kunder. Den innehåller kontaktinformation för alla företag som deltog i arrangemanget, och är därmed ett utmärkt verktyg för att boka möten med de företag som du inte hann prata med under själva arrangemanget. Firmaboken kan ses som en form av «gula sidorna» för det aktuella arrangemanget.

Vi har utvecklat Din sida så att alla våra deltagare ska kunna administrera sitt deltagande effektivt och ha tillgång till all information som gäller de olika arrangemangen på en plats. Genom att logga in på Din sida får du tillgång till unik information om alla företag som du kan träffa. Här kan du profilera ditt företag med företagsbeskrivning, logo, kontaktpersoner, med mera. Denna information visas bland annat även i önskelistan, där du också kan göra personliga anteckningar om enskilda företag och signalera vilka du ser som potentiella leverantörer. Profilen (ej personlig information) är också synlig i Möteskatalogen som är tillgänglig för alla som besöker vår hemsida. På Din sida hittar du även Kontaktuppföljning. Detta är ett verktyg som utvecklats för att underlätta våra kunders försäljningsarbete och uppföljning efter Mötesforum. Här kan deltagarna enkelt få en överblick över vilka de har träffat på Mötesforum, vilka de har haft på sin önskelista och så vidare. Här kan du göra anteckningar för enskilda företag och planera uppföljning längre fram.

Användarnamn och lösenord finns i anmälningsbekräftelsen som du får efter anmälan. Du kan få lösenordet skickat till dig automatiskt genom att klicka på ”logga in här” längst upp till höger och sedan på ”Glömt lösenord?”. Lösenordet skickas då till den e-postadress som du angivit vid anmälan.

Om du har problem med att logga in på Din sida vill vi gärna att du kontaktar oss så fort som möjligt. Ring 031-313 11 39 eller skicka e-post till post@www.baforum.se

Alla företag som deltar eller har deltagit i Mötesforum har tillgång till Din sida. Användarnamnet och lösenordet skickas till den kontaktperson som anmäler sig till ett arrangemang. Det finns bara ett användarnamn och lösenord per företag, och dessa sänds till de som är angivna som deltagare när vi skickar ut e-post om till exempel önskelistor och mötesplaner. Norsk Møteforum AS har inte tillgång till användarnamn och lösenordsinformation.

Inför varje arrangemang levererar varje företag en lista över vilka företag som de vill möta. Alla möten bokas mot bakgrund av dessa önskemål. Normalt är hälften av mötena företag som ni har önskat träffa och den andra hälften är med företag som vill träffa er. Om man har ett starkt önskemål om att träffa ett specifikt företag kan man kontakta oss och så tar vi hänsyn till detta i möjligaste mån.

Med hänsyn till schemaläggningen ber vi normalt varje företag att ange mellan 15 och 25 önskemål om möten.

För att göra en så bra schemaläggning som möjligt vill vi att ni anger Prio 1 eller Prio 2 för era önskemål. Det gör det enklare för oss att se vilka önskemål som är viktigast för företaget. Vi tillgodoser Prio 1-önskemål i möjligaste mån, men kan inte garantera ett visst antal i förväg. Det är därför viktigt att alla kryss man sätter är realistiska och att man verkligen vill träffa de företag man kryssat för.

Dina aktiva möten är de möten där du står angiven som Initiativtagare i mötesplanen. Det är möten med företag som du har kryssat för på din önskelista. I vissa fall kan det stå ett «L» före mötet i mötesplanen. Det betyder att det andra företaget har önskat träffa dig som potentiell leverantör.

Dina passiva möten är de möten där du står angiven som Deltagare i mötesplanen. Det är då det andra företaget som har kryssat för er på sin önskelista.

Ibland blir deltagare förvånade över ett aktivt möte med ett företag som de inte har kryssat för på sin önskelista. I dessa fall står det ett ”L” framför mötet. Detta är ett leverantörsmöte. Det betyder att det företag som är uppsatt som Deltagare har angivit det andra företaget som potentiell leverantör.

De företag som deltar i ett mötesforum är olika mycket efterfrågade. Företag som få eller inga företag har önskat träffa kan få färre möten på Mötesforum. Vi eftersträvar att alltid tilldela alla deltagare sju aktiva möten och i de fallen där efterfrågan är låg försöker vi att i stället boka fler aktiva möten.

Vi lägger upp 16 mötestider för Mötesforum. I snitt har företagen 14 möten på ett mötesforum och därför har många en eller två pauser under dagen. Det är tekniskt omöjligt att ge alla ett fullt schema utan pauser och därför finns det fler mötestillfällen än det antal möten som de flesta har.

En annan anledning är att de företag som deltar får olika många önskemål om möten från andra företag. Det kan vara svårt att fylla schemat helt för de företag som inte är lika hett eftertraktade.